POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – HABEAS DATA

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TILATÁ S.A.S., entidad encargada de realizar cualquier actividad lícita, comercial o civil. En especial, pero no exclusivamente, tendrá como objeto las siguientes actividades: A) Prestación de servicios educativos y culturales en todos sus niveles, grados y modalidades tales como servicios preescolar, educación básica primaria, secundaria y media vocacional conforme a lo establecido y permitido por la ley. B) Organización de actividades culturales como seminarios, congresos, conferencias, coloquios, exposiciones. C) Podrá ser propietaria de colegios o centros educativos y asociarse para la fundación de los mismos. En desarrollo de su actividad comercial, recoge, almacena y utiliza información personal de su comunidad educativa, empleados, proveedores, alianzas y terceros que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la sociedad.

TILATÁ S.A.S. es consciente de las implicaciones del Tratamiento de Datos Personales, por ello efectúa dicha actividad conforme a los principios y directrices contenidas en el Estatuto para la de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012, los Decretos que lo reglamentan y la guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información, TILATÁ S.A.S. expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la normativa pertinente y los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad que trata la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

La política de Tratamiento de Datos Personales de TILATÁ S.A.S. busca garantizar el derecho al Habeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a TILATÁ S.A.S. para el debido tratamiento (uso, recolección, supresión, almacenamiento y circulación) conforme a la finalidad informada en la autorización dada.

TILATÁ S.A.S., como responsable del Tratamiento de Datos Personales, es una sociedad constituida mediante documento privado del 13 de mayo del año 1992. Documento inscrito en la Cámara de Comercio de Bogotá el 9 de junio del año 1992 bajo el número 367707 del Libro IX, sociedad identificada con Nit. 800.164.741-5 y Matrícula Mercantil 00502333 del 9 de junio del año 1992.

TILATÁ S.A.S., ha designado dentro de su estructura un Oficial de Protección de Datos Personales según disposición de la Guía para la Implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio. El Oficial de Protección de Datos Personales, asume la función de proteger los datos personales dentro de la compañía, en cumplimiento de la normativa que rige la materia, así como de las políticas establecidas para tal fin dentro de TILATÁ S.A.S.

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, por lo anterior la política de TILATÁ S.A.S. se centra a datos personales provenientes de personas naturales. La cobertura de ésta política cobija a todos los empleados, proveedores, alianzas, terceros y a la comunidad educativa de TILATÁ S.A.S., así como a los potenciales clientes con quienes la sociedad mantiene comunicación. Dentro de la compañía NO hay tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de datos sensibles (entendiendo datos sensibles como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como; el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, entre otros) de los titulares de los datos personales.

TILATÁ S.A.S. trata los datos personales señalados a continuación según la base de datos y según las finalidades señaladas a continuación:

DATOS PERSONALES FINALIDAD
Comunidad Educativa Nombres, apellidos, teléfonos, datos de ubicación personal y comercial, género, tipo y número de identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, información de salud, fotos, videos, correo electrónico. Seguimiento a estudiantes. Manejo y administración de la información de la comunidad con fines académicos.
Proveedores Nombre o Razón Social, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, datos de ubicación comercial, teléfonos, correo electrónico, información de actividad económica y tributaria. Identificar y determinar el origen de los diferentes servicios y productos adquiridos.
Trabajadores Nombres, apellidos, teléfonos, datos de ubicación personal, hoja de vida, fotos, tipo y número de identificación, certificados de estudio, afiliaciones, laborales, bancarios, información de salud, videos, correo electrónico Manejo y administración de la información de los empleados con fines laborales.
Alianzas Nombre o Razón Social, tipo y número de identificación, datos de ubicación comercial, correo electrónico, teléfonos. Mantener actualizada la información de contacto con el fin de desarrollar convenios interinstitucionales
Terceros Nombre o Razón Social, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, datos de ubicación comercial, teléfonos, correo electrónico, información de actividad económica y tributaria. Mantener actualizada la información de contacto con el fin de desarrollar convenios y contratos relacionados con el servicio de educación.

TILATÁ S.A.S. le informa a los titulares del Tratamiento de Datos Personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En TILATÁ S.A.S. el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Oficial de Protección de Datos por intermedio del siguiente canal de atención al titular del dato personal:

    • ATENCIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO

La atención vía correo electrónico será dada a través del correo habeasdata@colegiotilata.edu.co según los parámetros establecidos en el capítulo siguiente

Los titulares de datos personales o sus causahabientes, podrán solicitar la consulta de sus datos personales a los canales descritos en el capítulo anterior.

Las consultas por correo electrónico, deberán contener como mínimo: i) La identificación completa del titular, ii) Los datos personales que quieren ser consultados, iii) Dirección, iv) 6 Correo electrónico, y; v) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre. La consulta será atendida por <strong>TILATÁ S.A.S.</strong>, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término <strong>TILATÁ S.A.S.</strong>, informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de <strong>TILATÁ S.A.S.</strong>, ésta le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte de la sociedad. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, <strong>TILATÁ S.A.S.</strong> entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Así entonces el término máximo para atender la consulta será de quince (15) días hábiles, siempre y cuando dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de diez (10) días hábiles.

Cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en nuestra base de datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo al canal de atención dispuesto para tal fin en el capítulo anterior.

Este reclamo deberá contener como mínimo: i) La identificación completa del titular, ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) Dirección del domicilio, iv) Correo electrónico, y; v) Acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto TILATÁ S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, TILATÁ S.A.S., entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido del reclamo.

TILATÁ S.A.S., dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE TILATÁ S.A.S.

De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, TILATÁ S.A.S., sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, TILATÁ S.A.S., deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. Como excepción a lo anterior TILATÁ S.A.S., podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

El Tratamiento de Datos Personales de menores se debe sujetar a los principios, parámetros y requisitos contenidos en el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012, el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y las Sentencias C- 748 de 2011 y C-778 de 2012 de la Corte Constitucional.

El Tratamiento (recolectar, usar, circular, almacenar y suprimir) de los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser objeto de Tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes (en adelante NNA) y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.

De acuerdo con lo anterior, será posible de manera excepcional el Tratamiento de Datos Personales de NNA cuando se cumplan los siguientes criterios:

    • La finalidad del Tratamiento responda al interés superior de los NNA.
    • Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los NNA.
    • De acuerdo con la madurez de los NNA se tenga en cuenta su opinión.
    • Se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
    • Se obtenga autorización previa otorgada por el representante legal del menor, quienes generalmente son los padres.

Todo dato del menor recolectado cuenta con las medidas de seguridad propias para velar por la protección y custodia de los datos personales de NNA, según lo indicado en las políticas de seguridad.

Esta política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada por la sociedad TILATÁ S.A.S. Entra en vigencia el 16 de agosto de 2016.